Fattura elettronica: Come procedere alla conservazione e archiviazione

L'utilizzo della fattura in formato elettronico (e-fattura) sarà obbligatorio dal 1 gennaio 2019:
•per operazioni con la pubblica amministrazione;
•per operazioni tra soggetti (persone o imprese) con partita Iva (B2B);
•per operazioni con soggetti privi di partita Iva (B2C).

L'uso della fattura elettronica NON sarà obbligatorio (ma le potranno ovviamente ricevere):
•per i contribuenti “minimi”
•per i “forfettari”

L'utilizzo della fattura elettronica che andrà a sostituire i supporti cartacei, porterà notevoli modifiche nelle procedure legate alla fatturazione che tutte le aziende e i soggetti con P.Iva devono quotidianamente seguire con notevole attenzione. In sintesi, secondo il Provvedimento 30 aprile 2018, prot. n. 89757/2018 dell'Agenzia delle Entrate, la procedura di fatturazione elettronica può essere schematizzata nei seguenti step:

1) Generazione della fattura elettronica
2) Trasmissione della fattura elettronica tramite il Servizio d'Interscambio (SDI)
3) Recapito della e-fattura da parte del cessionario che può avvenire secondo una delle seguenti tre opzioni:

a) nell’area web riservata;
b) al proprio “indirizzo telematico” destinato alla la ricezione e previamente comunicato al cessionario;
c) al proprio indirizzo PEC.

4) Conservazione automatica della fattura attiva (fatture emesse) e della fattura passiva (fattura ricevute)
5) Attività di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici

Oggi ci concentreremo su uno degli aspetti da NON considerare con superficialità: la conservazione e archiviazione delle fatture elettroniche.

IN QUALE FORMATO DEVE ESSERE CREATA LA FATTURA ELETTRONICA?

I formati delle fatture elettroniche dovranno garantire l'integrità, l'accesso e la leggibilità nel tempo del documento informatico. I documenti informatici devono essere conservati in modo tale che:

1) siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell'amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità;
2) siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno essere stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento con provvedimento delle competenti Agenzie fiscali;
3) sia apposto un riferimento temporale sul pacchetto di archiviazione.

Di seguito, riportiamo i formati autorizzati nel DPCM del 3 dicembre 2013 e nel DM del 17 luglio 2014:

Il formato PDF, in particolar modo, il PDF/A che è stato sviluppato con l’obiettivo specifico di rendere possibile la conservazione documentale di lungo termine su supporti digitali, lasciandola indipendente da codici e collegamenti esterni che ne possano alterare l'integrità e l'uniformità nel lungo periodo.
Il formato TIFF è un formato immagine digitale utilizzato per la conversione in digitale di documenti cartacei. Il suo impiego va valutato attentamente in funzione del tipo di documento da conservare in considerazione dei livelli di compressione e relativa perdita dei dati.
Il formato JPEG, un formato immagine che può comportare una perdita di qualità dell’immagine originale. Anche in questo caso, il suo impiego va valutato attentamente in funzione del tipo di documento da conservare in considerazione dei livelli di compressione e relativa perdita dei dati. Lo stesso gruppo che ha ideato il JPG ha prodotto il JPEG 2000 con estensione .jp2 che può utilizzare la compressione senza perdita di informazione.
Office Open XML (OOXML) è un formato di file, sviluppato da Microsoft, basato sul linguaggio XML per la creazione di documenti di testo, fogli di calcolo, presentazioni, grafici e database. Open XML è adottato dalla versione 2007 della suite Office di Microsoft. Il formato Office Open XML dispone di alcune caratteristiche che lo rendono adatto alla conservazione nel lungo periodo, tra queste l’embedding dei font, la presenza di indicazioni di presentazione del documento e la possibilità di applicare al documento la firma digitale XML.
ODF (Open Document Format) è uno standard aperto, basato sul linguaggio XML. È stato adottato come standard di riferimento da moltissime organizzazioni governative e da diversi governi ed ha una "penetrazione" di mercato che cresce quotidianamente.
Il formato XML è alla base di numerosi linguaggi standard utilizzati nei più diversi ambiti applicativi.
Il formato TXT. Da tener presente che ai fini della conservazione nell’uso di tale formato, è importante specificare la codifica del carattere (Character Encoding) adottata.

LE 3 DIVERSE PROCEDURE PER LA
CONSERVAZIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE

La conservazione delle fatture elettroniche deve avvenire secondo il combinato disposto tra il DPCM del 3 dicembre 2013 ed il DM 17 giugno 2014. Sono state messe a disposizione 3 diverse modalità di conservazione:

1. Servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate

L’agenzia delle Entrate ha messo a disposizione un apposito servizio, del tutto gratuito , per consentire la conservazione delle fatture elettroniche in base alle disposizioni di legge. Per accedervi, è necessario sottoscrivere un accordo di servizio di durata triennale. L’impresa deve aderire all’accordo di servizio pubblicato nell’area riservata sul sito web dell’agenzia delle Entrate. L’accesso dovrebbe essere consentito al singolo contribuente oppure mediante un intermediario abilitato alla trasmissione telematica delle dichiarazioni fiscali (articolo 3 Dpr n. 322/1998) oppure a qualsiasi altro soggetto (esempio società di software o banca).
L’ Amministrazione finanziaria si impegna a conservare le fatture elettroniche per un periodo di 15 anni a partire dal momento in cui il contribuente o il suo delegato, abbia ricevuto la ricevuta di avvio del servizio elaborata dal sistema.

Tale funzionalità di conservazione è però limitata alla sola fattura e non permette quindi la conservazione a norma di altri documenti che l’operatore economico dovesse conservare per motivi fiscali o civilistici. Anche la gestione del servizio, dal punto di vista operativo, non si presta per aziende con volumi significativi di fatture per la mancanza di funzionalità massive o personalizzabili e per la totale assenza di integrazione con i sistemi gestionali delle imprese. Da questo si deduce che l'utilizzo del sistema gratuitamente offerto dall'Agenzia delle Entrate, rimane confinato a un uso limitato da parte di operatori occasionali e con volumi molto limitati.

2. Conservazione "manuale"

La seconda modalità di conservazione viene indicata dalla circolare 13 del 2 luglio 2018, secondo la quale le copie informatiche delle fatture elettroniche potranno essere conservate in uno dei formati contemplati dal DPCM 3 dicembre 2013 (si veda paragrafo precedente) considerati idonei ai fini della conservazione. In pratica, una volta emesse o ricevute le fatture sulla propria Pec o secondo le modalità sopradescritte, si dovrà:

Salvare la fattura nel proprio PC
Aprirle e controllarle per verificare che tutti i dati siano corretti
Inviarle al proprio commercialista a fine mese

Tale modalità “manuale”, sicuramente essere adottata nei casi in cui le fatture siano davvero poche. Quando il numero delle fatture inizia a essere sostanzioso, lo scarico manuale delle fatture sul Pc, la stampa il controllo e l’invio al commercialista con e-mail, non sono una soluzione percorribile, se non con notevoli sacrifici sia per il tempo da impiegare, sia per la mancata sicurezza nel non commettere errori.
Occorre pertanto ricercare soluzioni alternative adeguate, ciascuno in base alle proprie specifiche esigenze.

3. Gestionale con funzionalità di emissione, trasmissione, conservazione delle fatture elettroniche.

L'ultima modalità ma anche la più consigliata è quella di affidarsi a un gestionale che dovrebbe "coprire" tutte le esigenze richieste per una corretta gestione e conservazione della fattura elettronica.

Schematizzando un gestionale dovrebbe:

Poter creare la fattura elettronica dal proprio PC. Ancor meglio, come avviene con Sublima, creare la fattura da Pc, Tablet direttamente da un browser, senza l’installazione di nessun software aggiuntivo o da Smartphone attraverso una app, per poi poterla stampare dal registratore di cassa utilizzato.
Al contempo il gestionale dovrà generare in automatico il file xml, firmarlo e inviarlo allo SDI
Provvedere alla conservazione secondo i termini di legge.

La soluzione Sublima permette inoltre di richiamare successivamente la fattura accedendo alla piattaforma sempre utilizzando qualsiasi dispositivo (Pc, Tablet, Smartphone). Ricercata la fattura dall’elenco o attraverso ricerche più specifiche (ad esempio per cliente), verrà visualizzato lo stato di Spedita, Consegnata, Accettata ed infine Conservata.

Inoltre, è possibile ristampare una copia cartacea della fattura o inviare una copia in formato pdf al cliente che ne fa richiesta.

Altra funzione disponibile è la multi-selezione di più fatture (ad esempio la selezione di tutte le fatture emesse relative al mese di Settembre 2018), creare un file compresso (zip) contenente tutti file xml relativi alle fatture in conservazione e inviarlo al commercialista.

Infine, si ha anche la possibilità di poter creare un utente specifico per lo studio contabile che, in autonomia, può accedere alla piattaforma Sublima e prelevare le fatture sia attive che passive del suo cliente.

Per maggiori dettagli sulla gestione della fatturazione elettronica della Sublima
vi invitiamo a inviare una mail senza alcun impegno a info@sublima.it