Perché utilizzare un gestionale e abbandonare Excel

Ancor oggi vi sono aziende che utilizzano Excel per attività legate alla gestione aziendale, dalla contabilità al planning, dalla fatturazione alla gestione del personale.
Excel nasce però come foglio di calcolo e non per gestire quantità di dati. Tutta una serie di errori sarebbero decisamente evitabili adottando un gestionale aziendale e abbandonando Excel.

Riportiamo di seguito qualche esempio dell’utilizzo errato di Excel...

Un primo esempio: la gestione degli ordini con Excel
Vi sono aziende che utilizzano Excel per la gestione degli ordini e/o la creazione dei preventivi. Questa scelta comporta che ogni sbaglio commesso nell’inserimento di un dato, ha come conseguenza la presenza di un errore nell’intero ordine e preventivo.
Per non parlare della gestione degli ordini da parte degli agenti!!
Ogni qualvolta in cui si riceve un ordine da un agente su un foglio di Excel, bisogna verificare che non ci siano errori, che i prezzi siano allineati per poi procedere con la creazione di tutta la documentazione, comprensiva di fatturazione, per la gestione di quell’ordine.
La gestione “manuale” di un ordine richiede di conseguenza molto più tempo rispetto all’utilizzo di un gestionale come Sublima che permetterebbe ad esempio agli agenti di creare un ordine accedendo al proprio profilo del gestionale da qualsiasi dispositivo, smartphone, pc o ipad. In tal modo l’agente potrà verificare in tempo reale, lo stato degli articoli, le giacenze, i listini e, al contempo, l’azienda madre potrà effettuare un controllo semplice e di facile utilizzo, predisporre tutta la documentazione relativa all’ordine e monitorare le vendite di ogni singolo agente.

Alla ricezione di un ordine segue quindi una sequenzialità di operazioni come ad esempio il controllo della presenza di errori, la standardizzazione delle informazioni, la gestione dello stato dell’ordine che, se eseguite manualmente, aumentano il rischio di errore e portano a un’importante perdita di tempo.

Un altro esempio: la fatturazione con Excel
Nonostante i nuovi obblighi legati alla fatturazione elettronica, vi sono ancor oggi attività commerciali che per la creazione e la gestione delle fatture utilizzano excel
La gestione di una fattura creata con Excel, a parte il rischio di commettere errori, di non essere allineata con listini, stoccaggi, giacenze, di non avere una numerazione automatizzata etc etc etc. richiede comunque l’accesso al sito dell’Agenzia delle Entrate o comunque a uno strumento che permetta l’invio allo SDI dell’XML. Inoltre con il crescere dell’attività cresce anche la complessità di gestione della fatturazione, che richiede via via un’operatività manuale sempre più importante finendo per dovere impiegare una risorsa per il solo disbrigo delle pratiche.
L’utilizzo di un gestionale come Sublima, invece oltre a una sincronizzazione di tutti i dati inseriti in una fattura, clienti, fornitori, articoli, magazzino, giacenze, permette la gestione di tutte le attività obbligatorie richieste dalla nuova normativa: l’invio automatico allo SDI con controllo sulla correttezza della fattura, ricezione delle fatture dei propri fornitori, conservazione e archiviazione delle fatture di vendita e di acquisto e accesso al gestionale da inoltrare al proprio commercialista in modo che possa muoversi in modo autonomo nel mondo delle nostre fatture.

Per non parlare delle statistiche,
dell’impaginazione delle stampe,
della gestione del magazzino,
del caricamento dell’inventario
etc. etc.etc.

Quali sono dunque i vantaggi di utilizzare Excel?
Il costo: Con meno di 70 euro si porta a casa l’intero pacchetto Office.

E gli svantaggi?
Excel nasce come foglio di calcolo, non per gestire quantità di dati. La possibilità di commettere errori nella creazione di un documento è dunque altissima a causa dell’inserimento manuale dei dati e impostazioni di regole

I dati devono essere aggiornati manualmente, cosa che implica una perdita di tempo consiederevole e rende vulnerabili all'errore
Le informazioni non vengono connesse tra loro, pertanto report e le statistiche risutltano incompleti
I dati possono essere persi con grande facilità ed il rischio di riscontrare errori è costante
Man mano che l'attività cresce, crescono processi e dati: questo rende sempre più complicato il controllo a 360º
Per quel che concerne la fatturazione, non vi è alcun collegamento all’agenzia delle entrate pertanto risulta una gestione incompleta e non in linea con la normativa obbligatoria

I vantaggi di utilizzare un gestionale aziendale come Sublima
Sostituire i fogli Excel con un software gestionale permette di risparmiare una grande quantità di tempo e denaro grazie all’automatizzazione dei processi, alla riduzione di errori e all'ottima organizzazione interna
Un software gestionale come Sublima è una soluzione che consente di centralizzare ed integrare i diversi processi aziendali come, ad esempio, la contabilità, gli acquisti, l’inventario, la gestione clienti/fornitori, magazzino, la reportistica, le statistiche etc

8 buoni motivi per passare a un gestionale:

Efficienza: passando da Excel al gestionale, conferisci all'azienda maggiore efficienza e semplifichi i processi;
Aggiornamento: le informazioni sono sempre aggiornate e tutti gli addetti possono accedervi facilmente. Inoltre con Sublima si ha possibilità di rendere accessibile determinate sezioni a seconda del ruolo;
Automatizzazione: grazie al gestionale la maggior parte dei processi del business che prima venivano realizzati in maniera manuale, ora sono automatizzati
Accessibilità: con un gestionale in cloud come Sublima gli addetti possono accedere alle informazioni dell’azienda anche fuori sede
Analisi: estrapolare dati e generare statistiche e report è molto più semplice il che agevola la presa di decisioni affidabili
Completezza: rispetto alle nuove normative in tema di fatturazione elettronica
Semplicità: Sublima è un software gestionale semplice ed intuitivo da utilizzare.

Gli svantaggi di utilizzare un gestionale aziendale come Sublima
Chiedersi continuamente “Perché non l’ho fatto prima!!?!???!!?”